4.4.6.1
Požadavky standardu IFS logistics, verze 2.2
Ing. Petra Šotolová
Tento text není úplným zněním standardu, nejedná se o oficiální překlad. Česká verze standardu nebyla v době psaní tohoto materiálu na stránkách IFS k dispozici. Kurzívou jsou uvedeny obecně uznávané výklady daných požadavků.
Požadavky standardu jsou, stejně jako u verze pro výrobce potravin IFS Food, rozděleny do 6 kapitol:
- Odpovědnost vrcholového vedení
- Systém řízení kvality a bezpečnosti
- Řízení zdrojů
- Realizace služby
- Měření, analýzy, zlepšování
- Obrana potravin a externí inspekce
V rámci standardu je definováno 6 tzv. KO otázek/požadavků, jejichž splnění je vyžadováno pro úspěšnou certifikaci:
- Odpovědnost nejvyššího vedení
- Systém řízení bezpečnosti produktů
- Monitoring systém v CCP
- Interní audit
- Řízení neshodného výrobku
- Nápravná opatření
Nahoru1. Odpovědnost vrcholového vedení
1.1 Politika/ principy společnosti
Vrcholové vedení společnosti musí navrhnout a zavést jasnou politiku společnosti, o které musí být informováni všichni zaměstnanci. Tato politika musí brát v úvahu minimálně body vyjmenované standardem, a to bezpečnost produktu, zaměření na zákazníka, odpovědnost vůči životnímu prostředí, trvalou udržitelnost a odpovědnost vůči pracovníkům. Obsah této politiky musí být rozpracován do měřitelných cílů, týkajících se především kvality a bezpečnosti produktu.
V rámci jednotlivých cílů musí být přesně definována odpovědnost a časový rámec pro jejich splnění, a jejich plnění musí být pravidelně vyhodnocováno.
1.2 Struktura společnosti
Musí být k dispozici organizační schéma společnosti, které zobrazuje její strukturu, a tam, kde je to relevantní, musí být zahrnuty všechny další pobočky, např. nezávislé centrální sklady, odloučená depa, a další místa, kde probíhají logistické operace. Musí být jasně stanoveny odpovědnosti, včetně zastupitelnosti. Vrcholové vedení musí zajistit, že pracovníci jsou si vědomi svých odpovědností souvisejících s kvalitou a bezpečností produktů a toto musí být minimálně jednou ročně přezkoumáváno. Společnost musí stanovit konkrétní osobu/y odpovědné za externí komunikaci (s orgány státního dozoru, a s médii). Oddělení odpovědné za řízení bezpečnosti a kvality a/nebo představitel společnosti pro IFS Logistics musí odpovídat přímo vrcholovému vedení společnosti. Společnost musí mít zavedený systém pro informování o platné legislativě týkající se bezpečnosti a kvality potravin a o novinkách a zásadách správné praxe v dané oblasti.
KO č. 1: Vrcholové vedení společnosti je odpovědné za politiku společnosti a cíle. Musí být poskytnuty nezbytné zdroje a investice pro zajištění bezpečnosti, legálnosti a kvality produktů podle požadavků a specifikací zákazníka.
1.3 Zaměření na zákazníka
Musí být zavedeny postupy pro identifikaci základních potřeb a očekávání zákazníka a jejich výsledky musí být vyhodnocovány a uvažovány při stanovování cílů společnosti.
Pro tento účel mohou posloužit dotazníky rozesílané jednotlivým zákazníkům.
1.4 Přezkoumání vedením
Vrcholové vedení musí zajistit, že systém řízení kvality a bezpečnosti je přezkoumáván minimálně jednou ročně, nebo při každé změně. Toto přezkoumání musí zahrnovat minimálně výsledky auditů, zpětnou vazbu od zákazníků, politiku a cíle kvality a bezpečnosti, stav preventivních a nápravných opatření, následná opatření vyplývající z předcházejících přezkoumání, změny, které by mohly ovlivnit systémy řízení bezpečnosti a kvality potravin a doporučení ke zlepšování.
Společnost musí identifikovat a pravidelně přezkoumávat (např. prostřednictvím vnitřních auditů nebo inspekcí provozu) infrastrukturu potřebnou k dosahování plnění požadavků na výrobek, což musí minimálně zahrnovat: Budovy, skladové prostory, zařízení a vybavení, vozidla a transportní kontejnery/jednotky. Stejně tak musí společnost identifikovat a pravidelně přezkoumávat pracovní prostředí, a to minimálně zázemí pro pracovníky, hygienické podmínky a bezpečnost při práci. Výsledky těchto kontrol musí být pravidelně přezkoumávány při plánování investic.
Nahoru2. Systém řízení kvality a bezpečnosti potravin
2.1 Řízení bezpečnosti potravin
KO č. 2: Základem systému řízení bezpečnosti potravin musí být plně zavedený, systematický a komplexní systém řízení rizik a /nebo HACCP, založený na zásadách Codex Alimentarius.
Tento systém musí zahrnovat všechny výrobky i všechny procesy od příjmu zboží po expedici a přepravu. Systém řízení rizik/HACCP systém musí zohledňovat rozdíly v nakládání s baleným a nebaleným zbožím, a se zbožím skladovaným za kontrolované teploty a suchým sortimentem.
2.2 Tým HACCP/tým pro analýzu rizik
Společnost musí jmenovat multidisciplinární tým HACCP/tým pro analýzu rizik, který má silnou podporu nejvyššího vedení společnosti a jeho členové mají jasné znalosti o aktivitách společnosti. Vedoucí týmu musí mít znalosti v oboru řízení rizik a principů HACCP, vč. identifikace a řízení rizik, a musí být své znalosti schopen prokázat. V případě potřeby je možné zajistit tyto znalosti využitím externího poradce.
Znalosti členů týmu HACCP je vhodné pravidelně rozšiřovat prostřednictvím školení.
2.3 Řízení rizik /HACCP
Společnost musí jasně identifikovat rozsah své odpovědnosti za výrobek v logistickém řetězci a systém řízení rizik /HACCP musí pokrývat všechny aktivity. Musí být jasně popsány všechny činnosti, které jsou v rámci logistického procesu prováděny (např. skladování, manipulace, apod.), a musí být zaznamenány v diagramu.
V rámci analýzy nebezpečí musí být posouzena všechna fyzikální, chemická a biologická nebezpečí, vč. alergenů, které se mohou pravděpodobně objevit. Musí být zohledněna pravděpodobnost daného nebezpečí, stejně jako závažnost jejich následků. Ve všech krocích/operacích, kde je vyžadována kontrola pro zajištění bezpečnosti produktů, musí být zavedeny a udržovány kontrolní mechanismy, vč. jasných kritických mezí, pro potraviny např. CP/CCP, a tyto kontroly musí být dokumentovány.
Pro rozhodnutí o stanovení CP/CCP v rámci HACCP je vhodné použít zjednodušenou metodu FMEA s využitím hodnocení pravděpodobnosti nebezpečí a závažnosti jeho následků, případně snadností detekce výskytu nebezpečí, dále je možnost doplnit tuto metodu o použití rozhodovacího stromu/diagramu.
KO č. 3 (možnost hodnotit jako neaplikovatelné): Tam, kde identifikovaná nebezpečí vyžadují zavedení specifických kontrolních opatření, aby byla zajištěna bezpečnost výrobku, musí být zaveden systém sledování pro každý kritický bod, včetně kritických limitů a musí být zaveden systém vedení dokumentace v případě ztráty kontroly.
Musí být definována, aplikována a dokumentována odpovídající nápravná opatření v případě, že sledováním je zjištěno, že nejsou dodrženy kritické limity. Tato nápravná opatření musí být zavedena také pro řízení neshodných výrobků.
V rámci HACCP musí být zavedeny odpovídající ověřovací postupy, aby bylo možné potvrdit, zda je systém HACCP/systém řízení rizik účinný. Toto ověřování musí být prováděno minimálně jednou ročně a mezi ověřovací činnosti patří např. interní audity, hodnocení, a hodnocení stížností a reklamací. Výsledek těchto ověřovacích postupů musí být komunikován s nejvyšším vedením a musí být součástí systému řízení rizik/HACCP.
2.4 Požadavky na dokumentaci
Musí být vedena dokumentace odpovídající velikosti společnosti. Systém řízení kvality a bezpečnosti potravin musí být dokumentován a zaveden a uložen na jednom místě (manuál bezpečnosti a kvality potravin nebo elektronicky dokumentovaný systém). Všechny dokumenty musí být v poslední aktuální verzi, odpovídajícím způsobem schválené a dostupné příslušným pracovníkům. Musí být vedeny záznamy o důvodech změn v systému, které jsou důležité pro požadavky na výrobek. V případě, že je dokumentace vedena elektronicky, musí být zaveden systém elektronického potvrzení platnosti.
2.5 Vedení záznamů
Všechny záznamy nezbytné pro požadavky na výrobek musí být kompletní, podrobné a udržované a na požádání k dispozici. Dále musí být čitelné a původní, následná manipulace se záznamy je zakázaná. Případné změn v záznamech mohou být prováděny pouze oprávněnými osobami. Záznamy musí být vedeny v souladu s legislativními požadavky a archivovány minimálně po dobu jednoho roku po skončení trvanlivosti výrobku. V případě elektronicky vedených záznamů musí být zajištěno, že mohou změny provádět pouze autorizovaní pracovníci (např. používáním hesla). Všechny záznamy musí být uchovávány v souladu s požadavky legislativy, a minimálně jeden rok. Musí být uchovávány na bezpečném místě a musí být snadno k dispozici.
Nahoru3. Řízení zdrojů
3.1 Školení zaměstnanců /informace
Společnost musí zavést dokumentované programy školení a /nebo instruktáže, které musí zahrnovat obsah a frekvence školení (pro bezpečnost potravin a hygienu minimálně jednou ročně, pro non-food postačí jednou za dva roky), úkoly zaměstnance, seznam školených a jazyk školení, kvalifikovaného lektora a metodologii hodnocení daného školení. Před započetím práce musí být zaměstnanci dostat základní školení o bezpečnosti produktu. Zásadně musí být školeni všichni zaměstnanci, a to vč. sezónních a dočasných zaměstnanců.
3.2 Osobní hygiena
Požadavky související s osobní hygienou a kontrolou infekčních nemocí (kde je to vhodné) musí být dokumentovány, jejich součástí musí být minimálně následující: mytí a desinfekce rukou, jídlo a pití, kouření, opatření pro případ poranění. Tyto požadavky musí být založeny na analýze nebezpečí a hodnocení souvisejících rizik vzhledem k výrobkům a procesům a musí být zavedeny pro všechny zaměstnance, návštěvy a externí pracovníky, jejich dodržování musí být pravidelně kontrolováno.
V závislosti na produktech a procesech musí být pro pracovníky a návštěvy k dispozici odpovídající pracovní oblečení, které musí být pravidelně práno. Způsob praní oblečení (externí prádelna/vlastní prádelna/zaměstnanci doma) musí být určen na základě analýzy rizika.
V závislosti na rizikovosti provozu si společnost sama stanovuje metodu praní, ale vždy musí být k dispozici konkrétní používaný postup praní. Pokud si zaměstnanci perou sami, musí být v souvislosti s tím proškoleni o způsobu praní, sušení a kontrole čistoty.
3.3 Sanitární zařízení, vybavení pro osobní hygienu pracovníků a zařízení pro pracovníky
Společnost musí zajistit zařízení pro pracovníky, která budou mít odpovídající velikost a musí být zařízena pro odpovídající počet pracovníků. Musí být udržovány v dobrém stavu a v čistotě. Dále musí být k dispozici dopovídající zařízení pro mytí rukou, vybavené minimálně tekoucí vodou o vhodné teplotě, tekutým mýdlem a zařízením na osoušení rukou, v případě manipulace s nebalenými výrobky podléhajícími rychlé zkáze pak musí být navíc zajištěny bezdotykové baterie, desinfekce na ruce, značky zdůrazňující požadavky na mytí rukou a nádoba na odpad otevíratelná bez dotyku rukou.
V rámci posuzování se, stejně jako u IFS Food objevuje požadavek na kontrolu teplot v lednici pro zaměstnance na denní místnosti, a v poslední době jsou v popředí zájmu i alergeny a postupy minimalizace rizika kontaminace produktů alergeny z denní místnosti (z potravy).
Nahoru4. Realizace služby
4.1 Všeobecné požadavky na skladování a přepravu
Před uzavřením smlouvy musí být stanoveny, dohodnuty a přezkoumány požadavky a/nebo specifikace, které jsou definovány smluvními partnery, a to z hlediska jejich akceptovatelnosti. Všechny body související s kvalitou a bezpečností potravin musí být známé všem příslušným oddělením. Změny musí být dokumentovány a komunikovány mezi smluvními partnery. V případě, že není možné dodržet požadovanou službu (např. přesnost dodávky), je nezbytné informovat zákazníka.
Musí existovat postup pro schválení a monitorování dodavatelů (interních i externích), vč. poskytovatelů služeb. Postupy musí obsahovat jasná kritéria hodnocení, např. audity, certifikáty o shodě, spolehlivost dodavatele a reklamace. Pro relevantní pracovníky musí být k dispozici seznam schválených dodavatelů a poskytovatelů služeb. Výsledky hodnocení dodavatelů musí být pravidelně přezkoumávány minimálně jednou ročně, o čemž musí být vedeny záznamy (a to včetně záznamů o akcích vyvozených z daného hodnocení).
Musí být zavedeny postupy pro minimalizaci jakékoliv kontaminace , vč. křížové kontaminace způsobené manipulací neslučitelných výrobků v rámci jednoho skladu/vozidla. Musí být zabráněno kontaminaci způsobené emisemi, výfukovými plyny, pachem, cizími předměty, obalovým materiálem nebo jinými prostředky. V případě, že zákazník vyžaduje nepřítomnost určitých složek (např. GMO, alergeny), musí být zavedeny postupy pro bránění křížové kontaminaci nebalených výrobků. I pro nepotravinářské výrobky je nezbytné zajistit jejich bezpečnost a ochranu před vnějšími vlivy prostředí (např. před poškozením).
Společnost musí zavést a udržovat odpovídající systém sledovatelnosti , který musí zajišťovat, že všechny výrobky (vč. množství) jsou identifikovatelné v každém čase logistického procesu. Takový systém musí zároveň umožňovat identifikaci všech zákazníků (od kterých je zboží přijímáno i těch, kterým je doručováno). Musí být udržován seznam všech zákazníků a množství jejich zboží v držení společnosti. V rámci skladovacích prostor musí být zajištěno přiřazení jednotlivého zboží daným zákazníkům. Společnost musí pravidelně testovat systém sledovatelnosti, a to minimálně jednou ročně, nebo při jakékoliv změně, a o testu musí vést záznam. (Test sledovatelnosti je prováděn i během certifikačního auditu, na auditorem zvolený výrobek.)
Musí existovat odpovídající systém plánované údržby, který zahrnuje veškerá důležitá zařízení (vč. dopravního), a to jak pro interní, tak pro externí činnosti spojené s údržbou. Musí být vedeny záznamy o veškeré údržbě, vč. oprav a přijatých nápravných opatřeních. Všechny materiály používané pro údržbu musí být vhodné pro předpokládaný způsob použití.
Pro údržbu je nezbytné mít vypracovaný plán, s frekvencemi jednotlivých činností a veškeré prostředky údržby musí být sepsány (seznam).
Klimatizace / chlazení / voda / led a stlačený vzduch:
Musí být definovány a zavedeny požadavky pro kontrolu podmínek prostředí, které mají vliv na výrobek (teplota, vlhkost), a pro teplotu musí být zaveden alespoň jeden vhodný registrační systém. Všechna zařízení (např. klimatizace, chladicí zařízení, apod.) musí být čištěna a udržována. Chladicí zařízení/klimatizace musí být vybavené alarmem, pro případ poruchy nebo odchylky od cílové teploty a musí být stanovená nápravná opatření pro případ nouze.
Voda a led, které přichází do styku s potravinou nebo jejím obalem, musí mít kvalitu pitné vody/ledu a musí být vyloučena možnost jejich kontaminace. Stejně tak i stlačený vzduch v přímém styku s potravinou nebo jejím obalem nesmí znamenat ohrožení bezpečnosti nebo kvality výrobku.
IFS logistics norma umožňuje do rozsahu certifikace zahrnout i proces mražení a/nebo rozmrazování , a to poskytované jako službu. Tyto procesy musí být zahrnuté v systému HACCP, a všechny detaily (parametry jako doba, teplota a pohyby v délce doby trvanlivosti) musí být odsouhlaseny s vlastníkem produktu. Parametry procesu, které jsou důležité pro bezpečnost a kvalitu musí být monitorovány a zaznamenávány v odpovídajících intervalech (nebo kontinuálně) a musí být stanovena nápravná opatření pro případ odchylek v procesu.
Musí být zavedeny a dokumentovány plány čištění a desinfekce , založené na analýze rizik a zahrnující následující: odpovědnosti, používané výrobky a pokyny k jejich používání, prostory, které mají být čištěny, cíle, frekvenci čištění, požadavky na dokumentaci, symboly nebezpečí. Účinnost a bezpečnost čištění a desinfekce musí být ověřována a dokumentována, stejně jako nápravná opatření přijímaná v případě potřeby.
V případě používání přepravních kontejnerů (různé typy cisteren, sila) pro přepravu tekutých, sypkých nebo granulovaných…
